En mi opinión, una de las habilidades que tiene que tener un artista (o cualquier autoempleado) para ser realmente profesional debe ser la de organizarse, así que tomando esto en cuenta decidí que esto formará parte de un nuevo eje de las publicaciones de este weblog.

Desde hace algún tiempo vengo implementando un muy útil sistema de ordenamiento (GTD o Getting Things Done) que me permitió aumentar mi productividad laboral y por lo tanto, me dio más tiempo libre.

Igualmente este "tiempo libre" lo sigo utilizando para trabajar, pero ese es otro tema...

El paso a paso del sistema GTD

Como dice wikipedia:

Getting Things Done, cuyas siglas son GTD, es un un método de gestión de las actividades y el título de un libro de David Allen.

GTD se basa en el principio de que una persona necesita borrar de su mente todas las tareas que tiene pendientes guardándolas en un lugar específico.

De este modo, se libera a la mente del trabajo de recordar todo lo que hay que hacer, y se puede concentrar en la efectiva realización de aquellas tareas.

La metodología en verdad es simple, pero su implementación es lo que cuesta ya que lleva a enfrentarnos con mantener una rutina y afianzar la conducta sobre ciertos principios.

Para hacer un resumen brevísimo sobre el tema, destaco los principios esenciales de GTD que se mencionan en wikipedia, a continuación:

1) Recolectar
Capturar todo lo que necesitas seguir, recordar o realizar en lo que Allen llama una "cesta o cubo": una bandeja, un correo electrónico, una grabadora, una libreta, una PDA, una agenda o cualquier combinación de estas. Saca todo esto fuera de tu mente y recógelo en un elemento de almacenamiento, preparado para ser procesado más tarde. Todos los "cubos" deberían ser vaciados (tras ser procesados) al menos una vez por semana.

2) Procesar
Cuando se procesa el "cubo", se debe seguir estrictamente este orden:

* Empezar por el principio
* No procesar más de un elemento a la vez.
* Nunca devolver un elemento de vuelta al "cubo".
* Si un elemento requiere una acción para ser realizado:
* Si lleva menos de dos minutos, hazlo. (Dos minutos es una regla, es aproximadamente el tiempo que te tomaría posponerlo formalmente.)
* Si no es tu tarea, delégalo apropiadamente.
* Posponlo.

* Si un elemento no requiere una acción,
* Archívalo como referencia.
* Tíralo si no es realizable.
* Incúbalo si no se puede llevar a cabo por el momento.

3) Organizar
Allen describe el conjunto de listas sugeridas que puedes usar para mantener un seguimiento de los elementos que esperan ser atendidos:

* Acciones próximas - Para todo elemento que requiere tu atención, decide cuál es la próxima acción que es necesario tomar para llevarlo a cabo. Por ejemplo, si el elemento significa 'Escribir un informe del proyecto', la acción próxima puede ser "Escribir a Fred para reunirnos unos minutos" o 'Llamar a Jim para preguntarle los requisitos del informe' o algo por el estilo. Aunque puede haber muchos pasos y acciones que se requieran para completar un hito, siempre habrá algo que tú necesites hacer primero y debería ser guardado en la lista de acciones próximas. Preferiblemente, clasificarlas por el contexto en el que se pueden hacer: 'en la oficina', 'por teléfono', o 'en la tienda'.

* Proyectos - toda tarea abierta en tu vida o trabajo que requiere más de una acción para ser realizada se considera un 'proyecto'. Estas acciones deben ser revisadas periódicamente para asegurar que todo proyecto tiene una proxima acción asociada a él y que puede ser llevada a cabo.

* En espera - cuando tu has delegado una acción en alguien o estás esperando un evento externo antes de continuar trabajando en un proyecto debe ser registrado en tu sistema, comprobando periódicamente para ver existe alguna acción adecuada o hay algún recordatorio que necesite ser enviado.

* Algún día/Quizá - se trata de cosas que quieres hacer pero actualmente no es posible. Algún ejemplo podría ser 'aprender Chino' o 'tomarse unas vacaciones para hacer submarinismo'.

4) Revisar
Las listas de acciones y recordatorios será completamente inútil si no las revisamos al menos diariamente o siempre que tengamos un momento libre. Dado el tiempo, la energía y los recursos que tenemos en un momento en particular, se debe decidir cuál es el elemento más importante que debe ser llevado a cabo en ese preciso momento y hacerlo.

La disciplina GTD requiere que se revise al menos semanalmente el contenido de nuestro "cubo", los proyectos abiertos, y los elementos en espera, asegurando que cualquier nueva tarea o eventos entrantes sean registrados en el sistema y que todo esta al día. Allen sugiere la creación de alarmas automatizadas para ayudar a refrescar tu memoria cada semana en el momento de analizar los proyectos y las tareas.

5) Hacer
Cualquier sistema de organización no es bueno si gastamos mucho tiempo en organizar las tareas en lugar de hacerlas. David Allen afirma que si simplificas el proceso de organización, estarás menos predispuesto a la dejadez o a la saturación con una gran número de tareas abiertas.

Para ir organizando...

Este sistema puede ser un poco engorroso de aplicar en un principio, pero al cabo de un tiempo se puede apreciar a simple vista las ventajas de trabajar de manera organizada: lo que he descubierto es que las cosas empiezan a salir cuando tenemos objetivos concretos sobre los cuales trabajar. No duden en contactarme para realizar el coach para implementar este sistema. La experiencia me demostró que en menos de una semana cualquiera puede actualizarse a GTD, y de esta manera cambiar el fin del torbellino de cosas que uno tiene -naturalmente- en la cabeza.
Si bien existen numerosas formas de poner en práctica el método, las agendas y el lápiz siguen siendo grandes aliados. Existe un sistema online llamado Nozbe, que además de brindar acceso desde varios dispositivos (inclusive desde cualquier celular con capacidad de conectarse a Internet) tiene unos tutoriales completos en video (10 cortos de 5 minutos cada uno) donde muestra la implementación paso a paso. Dado que el sistema tiene una cuenta gratis por medio de la cual se pueden mantener hasta 5 proyectos, es ideal para probar en primera persona su verdadera efectividad.

Un widget que puede resultar ideal para los artistas que arrancan es PocketMod: una solución que permite tener organizado todo en una sola hoja de papel, y con el tamaño de un anotador.

Lo más interesante es que vean este video (lo dejo a continuación) para ver como quedaría terminado. Pueden visitar esta página con la última versión o esta otra con la primera versión (que me resultó mejor a mí) para confeccionar el suyo! (nota importante: los templates que hay dentro de "writing guides" incluyen hoja pentagramada y tabbeada para anotar riffs y acordes de guitarra y bajo, por ejemplo).